SAP - ERP

Apa itu ERP ??

ERP singkatan dari Enterprise Resource Planning. Sistem yang sudah terintegrasi dalam proses bisnis di perusahaan agar lebih responsif dalam menanggapi kebutuhan customer.

Sistem ERP secara modular biasanya menangani proses manufaktur, logistik, distribusi, persediaan (inventory), pengapalan, invoice dan akuntasi perusahaan. Ini berarti bahwa sistem ini nanti akan membantu mengontrol aktivitas bisnis seperti penjualan, pengiriman, produksi, manajemen persediaan, manajemen kualitas dan sumber daya manusia.

 

Apa itu SAP ??

SAP singkatan dari System Application and Product. Suatu software yang dikembangkan untuk mendukung suatu organisasi dalam menjalankan kegiatan operasionalnya secara lebih efisien dan efektif. SAP merupakan software Enterprise Resources Planning (ERP), yaitu suatu tools IT dan manajemen untuk membantu perusahaan merencanakan dan melakukan berbagai aktivitas sehari-hari.
SAP terdiri dari sejumlah modul aplikasi yang mempunyai kemampuan mendukung semua transaksi yang perlu dilakukan suatu perusahaan dan tiap aplikasi bekerja secara berkaitan satu dengan yang lainnya. Semua modul aplikasi di SAP dapat bekerja secara terintegrasi/terhubung yang satu dengan lainnya.

Lingkup team SAP - ERP, meliputi:

MM (Material Management)

Modul yang sangat terintegrasi dengam modul lain dari SAP Sistem. MM Modul Mendukung semua tahapan pengelolaan bahan baku dari bahan-bahan perencanaan dan kontrol, pembelian, penerimaan barang, inventarisasi pengelolaan dan yang terakhir adalah pembayaran kepada penjual menggunakan faktur verifikasi modul.

PM (Plant Maintenance)

Sebuah area fisik di mana pekerjaan maintenance dibutuhkan. Pengertian ini juga mengacu pada pengertian sebagai sebuah “Plant” dalam area logistik. Plant didefinisikan sebagai organisasi tertinggi dalam company code yang berhubungan dengan logistik dan  pembelian dan merupakan tempat dimana material atau jasa tersedia. Beberapa plant di-assign ke satu company code dimana penilaian persediaan dapat dilakukan untuk masing-masing plant dimana dapat diartikan bahwa nilai material masing-masing plant dapat berbeda. Secara singkatnya, dapat di artikan Plant dimana object-object maintenance yang terpasang dan terinstalansi pada sebuah perusahaan.

PP (Planning Production)

Membantu proses perencanaan dan kontrol daripada kegiatan produksi (manufacturing) suatu perusahaan.

QM (Quality Management)

Membantu men-cek kualitas proses-proses di keseluruhan rantai logistik

SD (Sales and Distribution)

Bisnis proses modul SD SAP meliputi seluruh kegiatan penjualan dari mulai customer melakukan order, petugas penjualan perusahaan membuatkan order untuk customer yang telah memesan order tersebut hingga proses pengiriman ke warehouse customer dan penerimaan pembayaran atas penjualan yang telah dilakukan.

Secara global, modul SD dibagi menjadi 3 bagian yaitu master data, struktur organisasi dan business process (transaksional). Seperti pada proses penjualan pada umumnya, master data yang harus ada dalam proses penjualan adalah:

1. Master Data Customer
2. Master Data Material yang akan dijual
3. Master Harga
4. Credit Limit / Jaminan

Sedangkan Struktur Organisasi yang ada didalam SAP Modul SD adalah:

1. Sales Organization
2. Distribution Channel
3. Division
4. Sales Office
5. Sales Group
6. Sales Area
7. Loading Point
8. Transportation Planning Point
9. Shipping Point
10. Plant

Kemudian setelah ada master data dan struktur organisasi maka transaksi-transaksi yang ada di modul sd bisa dilakukan. Secara garis besar proses penjualan di modul SD identik dengan transaksi Order to Cash, yaitu transaksi penjualan hingga menjadi cash / revenue di keuangan.
Transaksi-transaksi yang disupport pada modul SD adalah:

1. Product Allocation
2. Inquiry
3. Quotation
4. Contract
5. Sales Order
6. Delivery
7. Shipment
8. Billing
9. Shipment Cost Calculation
10. Debit Memo
11. Credit Memo
12. Sales Return

FICO (Financial Accounting and Controlling)

Mencakup standard accounting cash management (treasury), general ledger dan konsolidasi untuk tujuan financial reporting. Selan itu juga mencakup cost accounting, mulai dari cost center accounting, cost element accounting, dan analisa profitabilitas.

Kelima team di atas bekerja sama untuk membentuk sistem integrasiakan diterapkan di perusahaan tempatku bekerja.

Keilmuan SAP menjadi 2 : SAP Technical dan SAP Funtional.
Di SAP ada 2 sisi Technical, yaitu SAP Basis dan ABAPER.

SAP Basis (Administrator)
Basis menangani sizing server, instalasi, security, database management, monitoring dan system performance.
Bisa dibayangkan, pengetahuan apa yang diperlukan dan mendukung.
Pengetahuan teknis terhadap server, baik UNIX, Windows, AS400 atau pun Linux akan sangat membantu.
Apalagi ditambah pendalaman database baik SQL Server, Oracle atau pun DB2.
Seberapa besar bisnis perusahaan yang akan dimasukkan dalam scope SAP Project, seberapa strict system dan berapa durasi sistem akan on line menentukan Server, jumlah-kecepatan processor, memory, kapasitas disk dan Operating System yang dipakai.
Penentuan kapasitas ini dinamai dengan SIZING. Bagi pemula, scope UNIX, AS400 server atau Oracle dan DB2 sangat ‘mahal’ dan langka. Namun dengan berbekal pengetahuan SQL server dan Windows Server akan sangat berguna, karena banyak juga perusahaan yang menggunakan Windows sebagai Server dan SQL Server sebagai database.
Kebanyakan perusahaan akan memakai Server kelas menengah, baik secara harga mau pun performance seperti UNIX. AS400 dan DB2 400 sangat kuat performancenya, namun harganya sangat mahal.
DI Indonesia hanya ada 2 perusahaan yang memakai AS400 yaitu TMMIN (Toyota Motor Manufacturing Indonesia) dan Indofood.

ABAPer (programer)
ABAPer menangani enhancement system terhadap kebutuhan bisnis proses user. Secara mudah adalah kebutuhan report. Tidak semua report yang dibutuhkan oleh user bisa dipenuhi SAP, sehingga diperlukan program kecil dengan bahasa ABAP (standar SAP) untuk membuatnya. Sebelum SAP diimplementasikan, di suatu perusahaan bisa saja sudah terdapat system aplikasi dan ada kebutuhan untuk menghubungkan (interface) kedua system ini. Interface ini juga memerlukan kehandalan seorang ABAPer.

SAP Functional
Setiap perusahaan memiliki keunikan tersendiri berdasarkan core businessnya. Sebagai contoh, perusahaan automotive Toyota dan Daihatsu. Kedua perusahaan ini sama-sama memproduksi mobil.
Keduanya membutuhkan komponen yang hampir sama, namun bisa jadi proses order komponen dan penerimaan barang bisa memiliki proses yang berbeda.